1. 雇用管理情報、個人番号の取扱いに関する基本方針

当社が取得・保有する個人情報のうち、従業員の雇用管理に関する個人情報(以下、雇用管理情報という)、並びに個番号を取扱うにあたっては、個人情報の保護に関する法律(以下、個人情報保護法という)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下、番号法という)及び以下の会社規則に定める方針・規則に従って、適正に取扱うものとする。

• ・個人情報保護規程
• ・特定個人情報取扱規程

2. 取得事業者及び個人情報保護管理者

取得事業者:株式会社神明
個人情報保護管理者:管理部門担当取締役

3. 会社が取得・保有する雇用管理情報、個人番号

当社が取得・保有する雇用管理情報、個人番号は、下記の通りとする。

(1)雇用管理情報

(イ) 人事 ・労務管理情報

氏名、社員No、生年月日、性別、住所、電話番号、緊急連絡先、所属、役職、職群等級、出向情報、 休職情報、転入・転属情報、職種情報、勤続年数、家族情報、評価情報、通勤情報、受験情報、表彰・懲罰、学歴、職歴、所属歴、自己申告情報、退職金情報、写真、監視カメラ、等

(ロ) 給与情報

給与、諸手当、諸給付、諸控除、賞与、勤務状況、給与等振込先口座、所得税、住民税、社会保険料、扶養親族の情報、生保・損保自賠責契約保険料、等

(ハ) 教育・研修能力情報

教育・研修受講歴、保有資格、等

(ニ) 福利厚生情報

財形貯蓄、社員持株会、団体保険、各種見舞金、家賃補助、社販制度、等

(ホ) 社会保険情報

健康保険、厚生年金保険(企業年金)、労働保険、等

(ヘ) 健康情報

健康診断結果情報(定期・特殊・雇入れ等)、休職等に係る健康情報、障がい者認定情報、等

(ト) 情報システム利用情報

イントラユーザID、Eメールアドレス、各種システムユーザID、等

(チ) その他

所得税源泉徴収及び雇用促進に必要な心身の障害に関する情報、知的財産権に関する情報等

(2)個人番号

4. 利用目的

(1)雇用管理情報の利用目的

①会社は、事業活動に関して利用する雇用管理情報を下記の目的達成に必要な範囲でのみ利用するものとする。また、利用目的を変更する場合は、従業員に向けて別途その利用目的を通知または公表する。

(イ) 人事・労務管理

職制改正・採用情報・人事異動(人員配置・ローティション等)に関する企画立案、パフォーマンス評価・人財総合評価・能力評価・賞与評価の実施、退職金支給管理、人事諸施策の企画立案・分析、その他就業規則・労使協定等に定める人事・労務管理に関する事項の実施、従業員証発行、等

(ロ) 給与等支給及び管理

賃金規則等に定める給与に関する事項の実施、給与・賞与等の支給及び控除管理、勤務状況の管理・分析、等

(ハ) 人財育成

社員教育・研修の実施管理及び企画立案・分析、本人育成計画策定、自己啓発支援、その他人財育成に向けた各種施策の企画立案・実施、等

(ニ) 福利厚生

会社福利厚生制度の実施管理及び企画立案・分析、各種制度加入者管理、給与・賞与控除の実施、等

(ホ) 社会保険・税金等手続

健康保険、厚生年金保険(企業年金)、労働保険手続き、所得税源泉徴収事務、等

(ヘ) 従業員の健康及び安全管理

健康の維持増進及び安全管理の確保のための施策の企画立案・分析、会社として実施すべき安全配慮義務の履行と就業上の措置決定

(ト) 情報システム利用

イントラ利用、社内外とのコミュニケーション、各種情報システム利用、社内外への広報資料へ掲載

(チ) その他

法令もしくはそれに準じるものに定める事項の遵守、業務上及び緊急時における連絡、入出門及びシステムへのアクセス権限管理等セキュリティに関する事項、特許等に関する管理及びその報奨規則等に基づく対価の支払、本項に記載した利用目的の達成のための個人データの第三者への提供、会社諸規則に定める事項の遂行にあたり個人情報保護に関する法令及び会社規則に明らかに反しない目的、等

②上記の利用目的を超えて会社が雇用管理情報を利用する場合は、別途その利用目的を通知または公表し従業員の同意を得るものとする。

(2)個人番号の利用目的

会社は、番号法9条各号に定められている社会保障、税及び災害対策に関する行政事務手続の履行を特定個人情報の利用範囲として目的の達成に必要な限度で、特定個人情報を取得して利用するものとする。
会社が取扱う特定個人情報の主な利用範囲は次の各号の通り。

• ①会社が、従業員等から特定個人情報の提供を受けて、これを給与所得・退職所得の源泉徴収票、給与支払報告書、雇用保険届出、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届、労働者災害補償保険法に基づく請求等各種法定調書等必要な書類に記載して、税務署長、市区町村長、日本年金機構等に提出する事務
• ②会社が、特定個人情報の提供を受けて、これを報酬・料金等の支払調書、配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書、不動産の使用料等の支払調書、不動産等の譲受けの対価の支払い調書等各種支払調書に記載して税務署長に提出する事務
• ③会社が、行政機関等または他の事業者から特定個人情報を取扱う事務の委託を受けた業務の履行

5. 安全管理措置

会社は、従業員の健康及び安全の確保、または情報システム及び情報資産その他の業務用財産保全等のため従業員を対象とする監視カメラによるモニタリング、またはメールの送受信を含むコンピュータ操作等のモニタリングを実施することがある。会社は、雇用管理情報、個人番号を取り扱うにあたり、紛失、誤用、改変を防止するため、厳重なセキュリティ対策を実施し、雇用管理情報、個人番号をアクセスコントロールやパスワードコントロールの施されている安全な環境下に保管する。

6. 提供、委託等について

(1)雇用管理情報

会社は、下記の場合、書面による送付、データ等電子媒体の送信、または口頭等の手段により、上記3.に記載の雇用管理情報を、第三者に提供、取扱いの委託及び共同して利用(以下、共同利用という)することがある。

①個人情報保護法第23条第1項第1号乃至4号に該当する場合。具体的には次の通り。

• 1)法令に基づく場合
• 2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
• 3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
• 4)国の機関、地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

②上記 4.(1)①の利用目的を達成するために必要な範囲において、第三者(株式会社神明ホールディングス及び神明グループ各社、健康保険組合、社員持株会、当社の年金制度及び福利厚生制度を運用する上で提供を必要とする金融機関、国・地方公共団体・官公庁、人事異動及び人員配置を検討・実施する上でその都度関係する企業・団体、従業員が関連する社友・OB会、教育・研修・試験の申込み及びこれに関わる宿泊の手配をする上で提供を必要とする団体・企業 等)に提供、取扱いの委託をする場合。

③個人情報を第三者との間で共同利用する場合。

• 1)共同利用する個人情報の項目(人事・労務管理情報、教育・研修能力情報、情報システム利用情報等)
• 2)共同利用する者の範囲(株式会社神明ホールディングス、神明グループ各社)
• 3)共同利用の利用目的(職制改正・人事異動、社員教育・研修の実施管理、情報システム利用情報等)
• 4)共同利用の個人情報管理の責任者(株式会社神明ホールディングス)

(2)個人番号

会社は、法令等で定められた利用目的の範囲内において特定個人情報の取扱いを委託する場合、または委託を受ける場合がある。

7. 従業員の権利等について

(1)従業員は会社に対して、会社が保有する自己の雇用管理情報、個人番号の開示を求めることができる。但し、開示を求められた雇用管理情報、個人番号のうち、次に該当する項目については、開示しない。

• ①人事異動、育成計画、採用選考等の判断過程における雇用管理情報
• ②従業員の評価・格付の関わる雇用管理情報(但し、処遇制度における評価に関するフィードバック項目を除く)
• ③その他、開示することで業務の適正な実施に支障をきたすと会社が判断する雇用管理情報

(2)会社が開示した結果、誤った雇用管理情報、個人番号があった場合、従業員は会社に対して、訂正または削除を求めることができる。但し、会社規則に反する場合、法令に定めがある場合等は、訂正または削除を行わない場合がある。

(3)従業員は会社に対して、会社が保有する自己の雇用管理情報の利用、第三者への提供の停止を求めることができる。但し、会社規則に反する場合または法令に定めがある場合等は、雇用管理情報の利用、第三者への提供の停止を行わない場合がある。

(4)従業員が雇用管理情報、個人番号の提供を行わなかった場合、または会社が保有する雇用管理情報、個人番号の訂正・削除、並びに雇用管理情報等の利用、第三者への提供の停止を求め、これが実行された場合、会社の諸制度・サービス等を受けられない場合がある。

(5)雇用管理情報、個人番号について、開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止、若しくは利用目的の通知(以下「開示等」という)を請求する場合は、指定用紙「雇用管理情報、個人番号の開示等の請求書」に必要事項を記入し個人情報に関するお問い合わせ窓口の総務人事課へ送付すること。

(6)雇用管理情報の取扱いに関する苦情の申出をする場合は、個人情報に関するお問い合わせ窓口の総務人事課へ送付すること。

特記事項

• (1)「雇用管理情報、個人番号の取扱いについて」は、日本法に基づくものとする。
• (2)会社は、雇用管理情報、個人番号の取扱いの改善又は法令若しくはその他の規範の制改定に伴い、この「雇用管理情報、個人番号の取扱いについて」を改定することがある。
• (3)「雇用管理情報、個人番号の取扱いについて」は、2020年4月1日以降に適用する。
• (4)その他個別に雇用管理情報、個人番号の取扱いに関する規定を定めている場合には、当該規定が優先する。